Análisis puestos de trabajo.
Tanto si estás creando tu empresa y realizando un plan de negocio, como si tienes una empresa en funcionamiento, tendrás que definir el número de puestos de trabajo que la compondrán, con independencia de las personas que los vayan a ocupar.
Para realizar esta tarea tendrás que recurrir al análisis de puestos de trabajo, una técnica que te aportará la información que necesitas para hacerlo correctamente.
En este post vamos a ver cómo realizar este análisis.
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Resumen de contenidos
Qué es un análisis de puestos de trabajo
El análisis de puestos de trabajo es el procedimiento por el cual se obtiene información acerca de los puestos en la organización con la finalidad de determinar las obligaciones y responsabilidades de los mismos, así como el perfil de las personas requeridas para ocuparlos.
Este análisis te permitirá diseñar y poner en marcha posteriormente otras actuaciones tales como:
- Definir y poner en marcha el proceso de reclutamiento y selección de personal.
- Definir y poner en marcha el proceso de contratación de personal.
- Definir la política de remuneración del personal en función de los puestos, responsabilidades y tareas que desarrollen.
Cuándo realizar un análisis de puestos de trabajo
El análisis de puestos de trabajo debe elaborarse:
- Antes de que comience la actividad de la empresa.
- Cuando se crean nuevos puestos de trabajo.
- Cuando se modifican drásticamente los puestos de trabajo ya existentes por necesidades de la organización.
Cómo se realiza un análisis de puestos de trabajo
Para analizar un puesto de trabajo debes tener en cuenta las responsabilidades y obligaciones que se derivan del mismo, las condiciones en que debe desarrollarse el trabajo y las actividades y tareas que lo componen.
Al mismo tiempo, debes considerar las especificaciones que deben cumplir los candidatos que van a ocupar el puesto, tanto en materia de formación, como desde el punto de vista de su experiencia, habilidades, destrezas, rasgos físicos y/o psicológicos.
Las cuestiones básicas que debe resolver un análisis de puesto de trabajo son las siguientes:
- ¿Qué hace el trabajador?
- ¿Cómo lo hace?
- ¿Con qué lo hace?
- ¿Dónde lo hace?
Para realizarlo debes examinar con detalle el puesto y explicar todas las características que lo componen, tratando al mismo tiempo de definir el perfil de la persona adecuada para desempeñarlo y cuánto debe cobrar por ello.
Genéricamente el análisis de un puesto de trabajo debe incluir la descripción y explicación de los siguientes puntos:
- Nombre o denominación del puesto de trabajo.
- Localización del puesto.
- Funciones del puesto.
- Tareas que debe realizar la persona que lo ocupe.
- Forma en que se realizan las tareas: los tiempos, métodos, medios, equipos, máquinas o herramientas que se utilizan.
- Finalidad del puesto: departamento, relaciones jerárquicas (superiores y subordinados) y relaciones internas y externas (con proveedores, clientes…).
- Responsabilidades del puesto sobre personas y sobre cosas.
- Requisitos del puesto: cualificación, formación, experiencia, capacidades y habilidades.
- Condiciones físicas: esfuerzos, posturas, desplazamientos…
- Condiciones ambientales: frío, calor, polvo, olores…
- Riesgos de accidente o enfermedad profesional.
- Condiciones económicas.
Una vez realizado tendrás una detallada descripción del puesto, sabrás exactamente las tareas que lo componen y estarás en condiciones de determinar cuál es el perfil de la persona que podría ofrecer un mejor rendimiento a tu empresa.
Ejemplo de un análisis de puestos de trabajo
| Fecha de elaboración | Marzo del 20XX |
| Nombre del puesto | Analista de Recursos Humanos |
| Número de plazas | 1 |
| Localización del puesto | Edificio principal de la Empresa |
| DESCRIPCIÓN | |
| Objetivos | Creación, mantenimiento y desarrollo de un grupo de personas y de las condiciones laborales que propicien su satisfacción y con ello el logro de objetivos organizacionales e individuales. |
| Funciones | Proveer a la empresa de personal calificado para cada puesto, integrarlo, mantenerlo, desarrollarlo y darle seguimiento. |
| TAREAS A DESARROLLAR | |
| Diarias y constantes | 1. Revisión de los reportes de asistencia del personal. 2. Elaboración de contratos. 3. Control de prestaciones. 4. Curso de inducción a los nuevos integrantes. 5. Contacto y seguimiento con las bolsas de trabajo. 6. Elaboración y actualización de reglamentos, políticas y procedimientos. 7. Elaboración y actualización de descripciones de puesto. 8. Elaboración, seguimiento y actualización de inventario de personal y planes de carrera. 9. Elaboración de presupuestos referentes al área. 10. Desarrollo y actualización de estrategias del área. 11. Organización y coordinación de eventos y/o actividades recreativas. 12. Control de vacaciones. 13. Evaluaciones del desempeño. |
| Periódicas o eventuales | 1. Cubrir oportunamente las vacantes que se produzcan en la empresa. 2. Seguimiento de personal. 3. Control de archivos de personal. 4. Actualización y divulgación de reglamentos, políticas, procedimientos y descripciones de puesto. 5. Manejo correcto de la información confidencial. |
| RESPONSABILIDADES | |
| Dependerá directamente del Jefe de administración al que tendrá que presentar mensualmente los informes de gestión. | |
| REQUISITOS DEL PUESTO | |
| Conocimientos específicos | 1. Administración 2. Administración de Recursos Humanos. 3. Leyes del Trabajo. 4. Bases de contabilidad. 5. Aplicación, evaluación e interpretación de pruebas psicométricas. 6. Manejo de programas de Recursos Humanos |
| HABILIDADES | |
| Generales | 1. Capacidad de organización. 2. Capacidad de autodirección. 3. Habilidades sociales. 4. Habilidad para atender y escuchar. 5. Capacidad para la toma de decisiones y resolución de problemas. 6. Iniciativa. 7. Liderazgo y motivación. 8. Capacidad para trabajar bajo presión. 9. Negociación 10. Facilidad para investigar 11. Facilidad de palabra. |
| Trato con los compañeros de trabajo | 1. Cordial y amable 2. Espíritu de servicio 3. Paciencia 4. Estricto en los compromisos |
| Administrativas | Conocimiento general y manejo a nivel profesional del paquete Office de Microsoft |
| PERFIL DEL CANDIDATO | |
| Sexo | Indistinto |
| Edad | Entre 25 y 28 años |
| Estado Civil | Indistinto |
| Formación | Lic. Administración, Lic. Psicología, Lic. Administración de Recursos Humanos o similares. |
| Experiencia Necesaria | Mínimo 12 meses en puesto similar |
| Sueldo inicial | 45.000 Euros brutos anuales |
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Conclusiones
El análisis del puestos de trabajo es el procedimiento por el cual se obtiene información acerca de los puestos en la organización.
Este análisis debe suministrar información sobre las características de los puestos y de las personas idóneas para desempeñarlos.
Para analizar un puesto de trabajo debes tener en cuenta las responsabilidades y obligaciones que se derivan del mismo, las condiciones en que debe desarrollarse el trabajo y las actividades y tareas que conllevan su desempeño.
Al mismo tiempo, debes considerar las especificaciones que deben cumplir los candidatos que van a ocupar el puesto, tanto en materia de formación, como desde el punto de vista de su experiencia, habilidades, destrezas, rasgos físicos y/o psicológicos.
Todas estas características debes explicarlas y plasmarlas en una hoja resumen que las muestre ordenadamente.
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