Cómo contratar un trabajador paso a paso

Cómo contratar un trabajador

Aún siendo un pequeño emprendedor, tarde o temprano llegará el momento en el que necesites contratar a profesionales que se hagan cargo del desarrollo de parte de las actividades de tu empresa.

En este post te explico los principales aspectos que debes tener en cuenta y los pasos que debes dar a la hora de contratar a una persona para que forme parte de tu empresa.

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Antes de contratar un trabajador

La decisión de contratar a una persona para que ocupe un puesto de trabajo en tu empresa surge obligatoriamente de una necesidad. Esta necesidad puedes detectarla a través de dos vías:

Durante la realización del plan de negocio

Dentro del plan de negocio es obligatoria la realización de un plan de organización y recursos humanos que defina correctamente las necesidades de personal de tu empresa y su organización para que esta sea un éxito.

En esta parte del plan de negocio tendrás que definir las distintas responsabilidades de las personas que van a trabajar en la empresa y, en caso de que sea necesario, a qué personas vas a contratar y con qué características personales, experiencia laboral y formación.

A través de un análisis de necesidades de puestos de trabajo

Como empresario debes tener claro cuáles son tus necesidades de personal en cada momento.

Para obtener esta información debes realizar con cierta periodicidad un análisis de necesidades de puestos de trabajo.

El análisis de necesidades de puestos de trabajo consiste en la puesta en marcha de procedimientos que te indiquen cuándo es necesario la incorporación de nuevo personal en la empresa.

Este análisis debes realizarlo al comienzo de tu actividad (en el plan de negocio) y posteriormente de manera continua.

Una vez detectada la necesidad de personal, el siguiente paso consiste en poner en marcha un proceso de selección de personal, ya que, antes de contratar a cualquier persona, es imprescindible realizar un adecuado proceso de selección de posibles candidatos con la finalidad de escoger al más adecuado para cubrir el puesto vacante.

Pasos para contratar un trabajador

Tras la elección del candidato o candidatos que van a formar parte de tu empresa comienza el proceso de contratación propiamente dicho.

En primer lugar, tendrás que decidir el tipo de contrato que formalizará su relación laboral.

En este punto, además de conocer todas las condiciones relativas al puesto que vas a cubrir, debes realizar un estudio de la modalidad de contrato más ventajosa para tu empresa en función de diferentes criterios tales como:

  • Funciones que vaya a desarrollar el trabajador.
  • Jornada laboral que llevará a cabo.
  • Tiempo estimado de permanencia en la empresa.
  • Posibles bonificaciones o descuentos en las cuotas a la seguridad social a las que puedas tener derecho.

Una vez decidida la modalidad de contratación, tendrás que dar de alta al trabajador en la Seguridad Social y redactar el contrato para su firma y posterior presentación en el Servicio Público de Empleo.

A modo de exposición voy a detallar uno a uno todos los pasos y requisitos que debes cumplir para proceder a la contratación de un trabajador.

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1. Convenio colectivo de aplicación a tu actividad

El primer factor que debes tener en cuenta antes de contratar a una persona es el convenio colectivo de aplicación a tu actividad.

El convenio colectivo es una norma pactada entre empresarios y trabajadores en la que encontrarás la información relativa a todas las condiciones de trabajo y productividad aplicables a cada puesto de trabajo de tu empresa tales como duración de la jornada, turnos, vacaciones, descansos, incentivos o todo tipo de retribuciones.

Este convenio regulará las distintas condiciones, deberes y derechos que asumís tanto tú como empleador como tus trabajadores.

El convenio colectivo regulador de tu actividad podrá ser establecido a nivel de empresa, sectorial, provincial, a nivel de Comunidad Autónoma o Nacional.

Para encontrar el convenio colectivo que debes seguir lo más sencillo es utilizar Google e introducir “Convenio colectivo de (tu actividad y provincia)” y seleccionar de entre todos el que se corresponda con la fecha más reciente.

También puedes acudir a un buscador de convenios colectivos.

A través del convenio colectivo serás consciente de todas las obligaciones y derechos inherentes al puesto de trabajo a cubrir.

2. Tipo de contrato laboral más ventajoso

Una vez que conoces en profundidad las obligaciones y derechos relativos al puesto de trabajo a cubrir, debes decidir concretamente el tipo de contrato laboral que vas utilizar para formalizar la relación laboral con el futuro trabajador.

En esta etapa, además de encontrar el tipo de contrato que mejor se ajuste a tus necesidades laborales (trabajo a realizar, jornada laboral, tiempo estimado de contratación…), tendrás que buscar posibles bonificaciones o ayudas a la contratación por parte de la Seguridad Social a las que puedas tener derecho.

No tiene el mismo coste contratar a una persona a jornada completa que a tiempo parcial, como tampoco tiene el mismo coste contratar a una persona por la que tengas derecho a bonificaciones de la Seguridad Social que a otra por la que no lo tengas.

Por ello, estudia con detenimiento los diferentes tipos de contrato, sus pros y sus contras.

En el pack de herramientas para el emprender, aparte de otros recursos, tendrás acceso a información para definir y poner en marcha tu negocio, analizar su viabilidad y estructurarlo adecuadamente para salir al mercado con seguridad

De manera genérica actualmente existen cuatro tipos de contratos:

Contrato indefinido

Es aquel que acuerdan empresario y trabajador sin establecer límites de tiempo en cuanto a la duración del mismo.

Podrá celebrarse a jornada completa, parcial o para servicios fijos discontinuos.

Contrato temporal

La relación laboral entre empresario y trabajador se acuerda por un tiempo determinado, con una fecha de finalización concreta.

También puede formalizarse a jornada completa o parcial.

Contrato de formación y aprendizaje

Es un contrato que trata de favorecer la integración laboral de los jóvenes entre 16 y 30 años.

Este tipo de contratos implican por un lado una actividad laboral retribuida y, por otro, que el trabajador reciba formación reglada con la finalidad de que obtenga un título oficial.

Contrato en prácticas

Permite al trabajador, de cualquier edad, obtener una práctica profesional que se corresponda con su nivel de formación.

Este contrato podrá concertarse con quienes estuvieren en posesión de título universitario o de formación profesional de grado medio o superior o títulos oficialmente reconocidos como equivalentes.

Accede a información y descarga de los diferentes tipos de contrato

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3. Alta como empleador en la Seguridad Social

Una vez hayas decidido el tipo de contrato que vas a utilizar, debes inscribirte como empresario en la Seguridad Social para poder contratar trabajadores.

La inscripción es el acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna al empresario un número para su identificación y el control de sus obligaciones en el respectivo Régimen del Sistema de la Seguridad Social al que pertenezca.

Al inscribirte recibirás un Código Cuenta de Cotización, que es un número que te identificará como empleador en todos los trámites que realices con la Seguridad Social.

Para inscribirte tendrás que presentar el modelo TA.6 ante la Tesorería General de la Seguridad Social.

4. Alta del trabajador en la Seguridad Social

El alta del trabajador debe realizarse un día antes del comienzo de la actividad laboral ya que éste podría tener un accidente en su desplazamiento al puesto de trabajo y no estar cubierto por la Seguridad Social.

Los documentos que tendrás que presentar para dar de alta al trabajador son:

  • El TA1. Si es la primera vez que trabaja y no tiene número de la Seguridad Social.
  • El TA2. Si ya ha trabajado con anterioridad. Con este documento el trabajador queda dado de alta en el régimen de la Seguridad Social correspondiente.
  • Fotocopia del DNI del trabajador o pasaporte.
  • Número de la Seguridad Social del trabajador (si ha trabajado anteriormente).

Este trámite se realiza a través del sistema red.

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5. Redacción y firma del contrato de trabajo

El siguiente paso será la redacción y posterior firma por parte del trabajador del contrato de trabajo.

Un contrato de trabajo es un acuerdo entre empresario y trabajador por el que éste último se obliga a prestar determinados servicios por cuenta del empresario, bajo su dirección y a cambio de una determinada retribución.

Podrán contratar la prestación de su trabajo:

  • Las personas mayores de 18 años.
  • Los menores de 18 años legalmente emancipados.
  • Las personas mayores de 16 y menores de 18 si viven de forma independiente con el consentimiento expreso o tácito de sus padres o tutores o si tienen autorización de los padres o de quien los tenga a su cargo.
  • Los extranjeros de acuerdo con la legislación que les sea aplicable.

El contrato de trabajo puede formalizarse por escrito o de palabra, aunque es obligatorio realizarlo por escrito si así lo exige una disposición legal y en todo caso:

  • En los contratos de prácticas y para la formación.
  • En los contratos a domicilio.
  • En los contratos a tiempo parcial.
  • En los contratos fijos discontinuos y de relevo.
  • En los celebrados para la realización de una obra o servicio determinado.
  • Los de los trabajadores contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero.
  • En los contratos por tiempo determinado cuya duración sea superior a 4 semanas.

De no observarse tal exigencia, el contrato se presumirá celebrado por tiempo indefinido y a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite su naturaleza temporal o el carácter a tiempo parcial de los servicios.

Además, cualquiera de las partes podrá exigir que el contrato se celebre por escrito incluso durante el transcurso de la relación laboral.

Cuando la relación laboral sea de duración superior a cuatro semanas el empresario deberá informar por escrito al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral, siempre que tales elementos y condiciones no figuren en el contrato formalizado por escrito.

El empresario entregará a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito a excepción de los contratos de relación laboral especial de alta dirección, para los que es suficiente su notificación. La representación legal de los trabajadores tendrá que firmar esta copia a efectos de acreditar que se ha producido la entrega.

Esta copia básica contendrá todos los datos del contrato a excepción del número del D.N.I. o número de identidad de extranjero, el domicilio, el estado civil y cualquier otro que, de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, pudiera afectar a la intimidad personal.

La copia básica se entregará por el empresario para su firma a los representantes legales de los trabajadores en un plazo no superior a 10 días desde la formalización del contrato.

Posteriormente, dicha copia básica se enviará a la Oficina de Empleo a través del programa contrat@.

Cuando no exista representación legal de los trabajadores también deberá formalizarse copia básica y remitirse al Servicio Público de Empleo.

En este enlace dispones de información detallada sobre contratos.

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6. Presentación del contrato al Servicio de Empleo

Una vez formalizado y firmado el contrato (en su caso) tendrás que comunicarlo al Servicio de Empleo de tu comunidad Autónoma.

Todo empresario está obligado a comunicar a la Oficina Pública de Empleo, en el plazo de los diez días siguientes a su concertación y en los términos que reglamentariamente se determinen, el contenido de los contratos que celebre o las prórrogas de los mismos, deban o no formalizarse por escrito.

Esta comunicación se enviará a la Oficina de Empleo a través del servicio contrat@.

Contrat@ es un servicio que permite a los empresarios y colegiados profesionales (gestores, asesores, …) que actúen en representación de terceros la posibilidad de realizar la comunicación de los contratos de trabajo y de las copias básicas de los mismos, así como de sus prórrogas desde sus propios despachos.

Todo ello, a través de internet (todo el día excepto de 22:00 a 8:00 donde la aplicación deja de estar disponible), 365 días al año, en conexión directa a la base de datos del Servicio Autonómico de Empleo y recibiendo de forma inmediata la respuesta, teniendo la posibilidad de subsanar los posibles errores antes de confirmar la comunicación.

A través de Contrat@ se pueden comunicar los datos de Contratos, Copias Básicas, Prórrogas, llamamientos de fijos discontinuos y pactos de horas complementarias y puede hacerse por una de las tres opciones disponibles: a través de la comunicación de datos, a través del envío de ficheros XML o a través de Servicios Web.

La utilización de este servicio requiere disponer de una Autorización de los Servicios Públicos de Empleo. Para ello se debe cumplimentar una Solicitud de Autorización y presentarla con la documentación precisa en dichos Servicios Públicos.

Una vez concedida la Autorización, se podrá acceder a Contrat@ bien con Certificado Digital o DNI electrónico, o con el Identificador de la Empresa y la clave personal que se asignó al realizar la Solicitud.

Aquí tienes toda la información sobre Contrat@ a nivel nacional

Aquí tienes toda la información sobre Contrat@ para la comunidad Autónoma de Extremadura

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En resumen

La decisión de contratar a una persona para que ocupe un puesto de trabajo en tu empresa debe surgir obligatoriamente de una necesidad detectada.

Tras la puesta en marcha de un proceso de selección de personal y una vez escogida la persona idónea para desempeñar el puesto tendrás que seguir los siguientes pasos:

  • Determinar y leer con detenimiento el convenio colectivo de aplicación a tu actividad.
  • Seleccionar de entre todos los contratos posibles el tipo de contrato laboral más ventajoso para ti en función de tu situación.
  • Darte de alta como empleador en la Seguridad Social y obtener el Código Cuenta de Cotización.
  • Dar de alta al trabajador en la Seguridad Social un día antes del comienzo de la relación laboral.
  • Redactar el contrato de trabajo y presentárselo al trabajador para que lo firme.
  • Comunicar el contrato de trabajo a la representación legal de los trabajadores (en su caso) y al Servicio de Empleo a través de la aplicación Contrat@

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