Organigrama: organiza tu empresa paso a paso

En este post te muestro cómo organizar tu empresa a través del organigrama para que optimices tus recursos y consigas una estructura operativa en la que todos los miembros de la organización conozcan sus funciones y se interrelacionen entre sí fácilmente.

Todo ello para que consigas que las funciones se realicen de la manera más eficiente posible y que la actividad de tu empresa se desarrolle adecuadamente.

Forma clásica de organizar una empresa

Una vez que hayas determinado los puestos de trabajo necesarios para desarrollar tu actividad, las tareas que los componen y las personas necesarias para llevarlas a cabo, es el momento de que organices estos elementos en una estructura operativa que defina los distintos departamentos o áreas funcionales de tu empresa, sus relaciones, jerarquía y dependencia.

En toda empresa existen unas funciones, áreas funcionales o departamentos que pueden delimitarse de forma más o menos clara.

De forma clásica podemos decir que en la empresa se realizan las siguientes funciones:

• Dirección.
• Comercial.
• Producción.
• Administración.

Básicamente la función o el departamento de Dirección se encarga de establecer unos objetivos y criterios que cumplir y en coordinar al resto de departamentos para conseguirlos.

La función Comercial es la encargada de realizar las compras y ventas necesarias para la fabricación del producto o la prestación del servicio y de las relaciones con el exterior.

La función de Producción se ocupa de la fabricación del producto o la prestación del servicio.

Y, por último, la función de Administración estaría al cargo de gestionar todos los procesos, trámites y documentación que las otras funciones generan.

Estas cuatro funciones pueden recibir otro nombre o ser ampliadas o reducidas en función del tipo de estructura organizativa que creas más apropiada para llevar a cabo tus fines o de las características de tu equipo.

De esta manera, podrías denominar Administración como Gerencia y dividirla en Recursos Humanos por un lado y Contabilidad y Finanzas por otro o sustituir el departamento Comercial por uno denominado Compras y Ventas.

Lo que siempre debes hacer es definir correctamente los departamentos de tu empresa e implantar un sistema de coordinación entre ellos.

El organigrama

Para facilitarte la tarea de dividir la empresa en los distintos departamentos o funciones debes utilizar una herramienta denominada organigrama.

El organigrama es una representación gráfica informativa que sirve para determinar la estructura de la empresa y conocer los niveles de jerarquía y las relaciones entre departamentos y empleados. Recoge las funciones a desarrollar en la empresa relacionadas de forma jerárquica y los responsables de su ejecución.

Un ejemplo de organigrama puede ser el siguiente:

La parte alta del organigrama:

• Son áreas de vital importancia para la empresa.
• Están los puestos de mayor responsabilidad.
• Deben estar ocupados por personas con gran capacidad y una amplia visión empresarial.

Conforme vamos descendiendo:

• Los puestos no son vitales para la empresa, pero sí son de gran importancia.
• Son cargos de responsabilidad.
• Están ocupados por personas con una visión más centrada en su función dentro de la organización.

En la parte baja del organigrama:

• Las personas son cada vez más fácilmente sustituibles.
• Los trabajos son de menor responsabilidad y remuneración.
• Están ocupados por personas con una visión muy parcial de la empresa.

Tanto en grandes como en pequeñas empresas, así como en negocios unipersonales, un organigrama bien definido facilita la gestión del día a día y la organización estratégica.

En el caso de un negocio unipersonal, el organigrama definirá los diferentes roles que el empresario debe asumir en cada momento.

Tipos de organigrama

Existen distintos tipos de organigrama que puedes utilizar según tus necesidades y preferencias. Algunos de los más importantes son los siguientes:

Organigrama por funciones

Este tipo de organigrama menciona solamente las grandes funciones de tu empresa y sus relaciones jerárquicas y funcionales.

Organigrama Nominativo

En un organigrama nominativo, además de los distintos departamentos, se indican los nombres y apellidos de cada una de las personas que ocupan un puesto de responsabilidad en los mismos.

Estos organigramas pueden llegar hasta el nivel de directivos y jefes de servicio o incluir a toda la plantilla (algo a veces complicado dependiendo el tamaño de la empresa).

Organigrama con descripción de puesto

Para entender mejor la organización a veces se detallan las funciones con el resumen de la descripción del puesto de las personas encargadas.

Este tipo de organigramas es especialmente importante en organizaciones grandes donde un departamento de decenas de personas puede estar encargado de una sola función y, por lo tanto, para entender su funcionamiento hay que detallarla.

Clasificación detallada de organigramas

Una clasificación exhaustiva de los diferentes tipos de organigramas puede ser la siguiente (clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin en su libro “Organización de Empresas” y Elio Rafael de Zuani en su libro “Introducción a la Administración de Organizaciones”:

Por su naturaleza

• Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman

• Macroadministrativos: Involucran a más de una organización

• Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.

Por su finalidad

• Informativos: Se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas.

• Analíticos:  Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones. Tienen por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional además de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma (análisis de un presupuesto, distribución de personas, partidas de gastos, remuneraciones, relaciones informales, etc.

• Formales: Representan el modelo de funcionamiento formal de una organización y cuentan con la aprobación del órgano gestor de la empresa. El organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando haya sido aprobado por el Consejo.

• Informales: No cuentan con la aprobación del órgano gestor.

Por su ámbito

• Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

• Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

Por su contenido

• Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. 

• Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. 

• De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. 

Por disposición gráfica

• Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. 

• Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo.

• Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación.

• De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. 

• Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras

Herramientas para hacer organigramas

Por último, te facilito algunas herramientas con las que crear tu organigrama (puedes acceder a la herramienta pulsando en su nombre).

PowerPoint

La herramienta para presentaciones de Microsoft es bastante sencilla de utilizar. Puedes usar cuadros de texto y vincularlos con los conectores disponibles en las autoformas.

Con PowerPoint se puede hacer un organigrama rápidamente y personalizar colores y formas.

Publisher

Es muy parecido al uso de PowerPoint pero está especialmente pensado para diseñar documentos por lo que suele ser una herramienta más precisa.

Aquí puedes ver sus características.

Word

Puedes insertar un organigrama en una hoja de Word y posteriormente modificarlo a tu gusto.

Tanto PowerPoint como Word tienen una variante gratuita en OpenOffice,  en Google docs y en Google presentaciones que puedes utilizar.

Creately

Una herramienta gratuita que te permite crear diagramas. Accedes a un escritorio parecido al que tendrías instalado en tu PC y puedes arrastrar formas, conectarlas, escribir, y todo lo necesario para crear tu documento.

Conclusión

Tanto si vas a estar sólo en tu empresa, como si vas a vivir esta aventura acompañado, necesitas crear un organigrama que te permita organizarte y distinguir los distintos departamentos en los que se dividirá el negocio.

De esta manera podrás dividir las tareas que hay que realizar entre los diferentes departamentos y determinar las relaciones que deben existir entre los mismos para que el negocio funcione perfectamente 😉