En este post voy a hablar acerca de qué es un plan de compras, cómo realizarlo y cómo puedes utilizarlo para producir eficientemente, optimizando tus recursos, adquiriendo las materias primas y los elementos que necesitas para producir al mejor precio y en las mejores condiciones.
Tienes enlaces que te llevarán a multitud de herramientas que te serán de gran ayuda a la hora de confeccionar tu plan de compras y de poner tu empresa en funcionamiento.
Resumen de contenidos
Qué es un plan de compras
El plan de compras es una relación de todas las materias primas, productos terminados, materiales y equipos que son necesarios para producir, indicando quién lo va a suministrar, su precio, así como el modo en que se va a realizar el aprovisionamiento de los mismos.
La actividad de compras es de vital importancia ya que sienta las bases para el correcto desarrollo del proceso de producción con la adquisición de los elementos necesarios ello.
Una buena planificación de las compras te permitirá reducir los costes de aprovisionamiento, asegurar el plazo de entrega de tus productos o servicios y evitar sorpresas desagradables derivadas de la adquisición de materiales con bajo nivel de calidad o defectuosos.
Una correcta planificación de las compras te permitirá además tener los materiales y equipos necesarios para no parar la producción en ningún momento.
Aspectos a tener en cuenta antes de realizar el plan de compras
Antes de confeccionar tu plan de compras debes tener en cuenta una serie de elementos o condicionantes que van a incidir directamente en el mismo. Estos elementos son los siguientes:
Objetivos de la empresa
Debes tener claros los objetivos que persigues y el tipo de producto o servicio que quieres ofrecer al mercado.
No es lo mismo dirigirse a un segmento bajo del mercado con un producto básico, de calidad y prestaciones limitadas, que dirigirse a un segmento más elevado con un producto o servicio diferenciado y de mayores prestaciones.
Aunque la misión del departamento de compras debe ser la adquisición de materiales y servicios de buena calidad, a un precio competitivo, en las cantidades requeridas y en el momento preciso, esta misión se verá directamente influenciada por los objetivos que persigas.
De esta manera, en función de tus objetivos adquirirás unos u otros materiales, con determinadas características, precios y a determinados proveedores.
Necesidades
Todo plan de compras debe partir de un análisis de necesidades.
Este análisis debe determinar los elementos que son necesarios adquirir para producir, tanto materias primas como otra serie de productos como equipos, maquinaria o material de oficina.
Para la realización de este análisis debes tener en cuenta las expectativas de venta que has estimado en el análisis de mercado, las características del producto o servicio que quieras llevar al mercado y los recursos financieros de los que dispongas.
Las previsiones
Otro elemento importante sobre el que debes reflexionar antes de realizar tu plan de compras son las posibles variaciones en las ventas a medio y largo plazo y el estudio de posibles escenarios de futuro.
Debes mirar hacia el futuro constantemente de forma sistemática para tratar de prever los posibles escenarios que puedan producirse con el objetivo de aprovechar las oportunidades y evitar los peligros de la mejor manera posible.
Estar siempre alerta te permitirá hacer unas compras óptimas y aumentar el beneficio de la empresa.
Una vez hayas reflexionado sobre los anteriores aspectos estás en condiciones de confeccionar tu plan de compras.
Cómo diseñar un plan de compras
En el plan de compras debes definir los diferentes pasos que deben darse para adquirir los distinto elementos necesarios para producir.
En este documento se detallarán las materias primas, productos terminados, materiales y equipos que son necesarios, quién los va a suministrar, a qué precio, en qué fechas y la manera en la que se va a realizar el aprovisionamiento de los mismos.
Para confeccionar tu plan de compras debes abordar los siguientes apartados:
Determinación de materiales y productos que son necesarios
En función de tus necesidades debes crear un inventario con todos los elementos que debes adquirir, su cantidad y el momento en el que deben llegar a la empresa.
Debes tener presente que una insuficiencia de estos materiales puede provocar la parada de la producción con los resultados negativos consiguientes: incumplimiento de plazos de entrega, posibles compensaciones económicas, mala imagen de la empresa…
Por otro lado, un exceso de stocks supone un aumento de los costes de la empresa y la inmovilización de recursos financieros que podrían utilizarse para otros fines.
Por ello, debes adquirir las cantidades que impidan interrupciones de la producción y te permitan mantener un adecuado stock de seguridad para prevenir posibles eventualidades.
Selección de proveedores
Debes compararlos a todos en función de diferentes parámetros como: precio, condiciones de pago, tiempo de aprovisionamiento, etc., tratando de reducir al mínimo la dependencia de alguno de ellos o de alguna materia o producto determinado que suministren.
Selecciona de entre todos ellos los proveedores que mejor se ajusten a tus objetivos y necesidades.
Búsqueda de proveedores alternativos
Es la consecuencia de intentar no depender de un proveedor en concreto. Es bueno poseer proveedores alternativos siempre que esto sea posible.
Fijación de fechas de entrega y cantidades
Es indispensable adquirir las cantidades requeridas en el momento oportuno en función de tus objetivos, necesidades y las previsiones de futuro estimadas.
Esto te servirá además para planificar su gestión y almacenaje.
Características técnicas de materias primas y materiales
Es importante tenerlas en cuenta ya que pueden condicionar su forma de almacenamiento o de transporte, entre otras.
Control de calidad
Debes implantar controles que te permitan determinar la calidad de todas las materias adquiridas.
Análisis de costes
Debes realizar un estudio pormenorizado de los costes de suponen tus compras para tratar siempre de minimizarlos.
En estos costes debes incluir gastos de transporte, seguros, descuentos y en general todos los gastos y descuentos que sean inherentes a las compras realizadas para obtener así el coste real de las mismas.
Una vez determinados los anteriores apartados debes plasmarlos en el plan de compras y en tu plan de negocio.
Ventajas de hacer un plan de compras
Las ventajas de planificar y crear un plan de compras son las siguientes:
- Adquisición de los materiales adecuados. El plan de compras te permitirá adquirir los elementos que necesitas en el momento adecuado lo que, además de permitirte fabricar el producto/servicio al mínimo coste, te permitirá hacer frente a posibles picos o cambios en la demanda, logrando así una producción eficiente.
- Minimización de costes. El plan de compras te permitirá reducir todos los costes relacionados con estas: productos, transporte, almacenamiento…
- Ahorro de tiempo. Una correcta planificación de tus compras supondrá un ahorro de tiempo al realizar menos órdenes, actividades y trámites burocráticos relacionadas con las mismas.
- Precio de producto más competitivo. La reducción de costes obtenida a través del plan de compras te permitirá ofrecer a tus clientes tu producto o servicio a un menor precio.
- Mejor distribución de la carga de trabajo. La correcta programación y distribución en el tiempo de las compras te permitirá evitar períodos con grandes sobrecargas de trabajo.
- Mayor control de la gestión. La planificación y programación de las compras permite llevar un control estricto de la gestión, evitando compras innecesarias, controlando los gastos y ayudándote a conseguir tus objetivos.
Conclusiones
El plan de compras es una relación de todas las materias primas, productos terminados, materiales y equipos que son necesarios para producir, indicando quién lo va a suministrar, su precio, así como el modo en que se va a realizar el aprovisionamiento de los mismos.
Una correcta planificación de las compras te permitirá reducir los costes de aprovisionamiento, asegurar el plazo de entrega de tus productos o servicios, impedir una parada de la producción, evitar sorpresas y tener un mayor control de la gestión de tu empresa.
Antes de confeccionar tu plan de compras es necesario que reflexiones sobre tus objetivos, necesidades y estés atento a los posibles acontecimientos que puedan afectar a la empresa en el futuro.
Una vez hayas reflexionado tendrás que redactar un documento en el que se aborden todos los apartados del plan además de incluirlo en el plan de negocio.
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Manuel Liberal
Soy la persona que está detrás de Formando Empleo. Desde 2009 ayudo a mis clientes e imparto formación relacionada con la Administración y Creación de Empresas, WordPress y Orientación Laboral.
Formo parte del fichero de expertos docentes de la Junta de Extremadura y de Andalucía y he colaborado entre otros con la Agencia Tributaria, la Universidad de Extremadura, Eplus Consultores o BBVA.
