En este post voy a hablar acerca de qué es un plan de producción, cómo realizarlo y cómo puedes utilizarlo para producir productos o prestar servicios eficientemente y tomar las decisiones oportunas para que tu negocio sea un éxito.
En el post tienes enlaces a herramientas y ejemplos para que puedas apoyarte en ellos a la hora de realizar tu propio plan de producción.
Resumen de contenidos
Qué es un plan de producción
El punto de partida del plan de producción es el diseño del producto o servicio y las estimaciones de venta que has realizado en el plan de marketing, por este motivo el plan de marketing y el de producción están íntimamente relacionados y obligatoriamente deben ser compatibles entre sí.
El plan de producción determina y concreta el conjunto de procesos, procedimientos, métodos o técnicas que permiten la obtención de un producto o la prestación de un servicio. En el plan de producción debes concretar qué producto vas a fabricar o cómo vas a prestar el servicio que quieres ofrecer al mercado.
En las empresas de servicios, al no realizarse proceso productivo de un bien tangible, debes centrarte en analizar todos los procedimientos y necesidades técnicas de la empresa a la hora de prestar el servicio: en los locales o mobiliario, en la disponibilidad de recursos necesarios y materias primas, en la capacidad para atender a los clientes, en las distintas fases necesarias para prestar el servicio, etc.
Cómo realizar un plan de producción
El principal objetivo de tu plan de producción será determinar las acciones que deben llevarse a cabo para fabricar tus productos o prestar tus servicios consiguiendo la máxima calidad de los mismos al mínimo coste posible, cumpliendo en todo momento la legislación vigente.
Producir requiere locales, maquinaria, suministros, tecnología, personal y una planificación de todos estos elementos para optimizar su aprovechamiento. El proceso de producción comprende además la gestión de calidad del producto o servicio, la logística de equipamientos e infraestructura y las medidas de protección en el trabajo.
Para confeccionar tu plan de producción debes abordar las siguientes fases o etapas:
Diseño del producto/servicio adaptándolo a las necesidades del mercado
Esta tarea ha sido ya abordada por el plan de marketing, pero es en esta etapa donde se comprueba si realmente puede producirse el producto o prestarse el servicio y donde se especifican sus características técnicas, debiéndose modificar la idea original si fuese necesario.
En esta etapa tendrás que diseñar tu producto o servicio desde el punto de vista del área de producción, por lo que debes determinar si este se puede llevar a la práctica, es decir, si es factible su fabricación o prestación con la tecnología y recursos de que dispones.Además de lo anterior, se tiene que cumplir que su coste pueda ser asumido por la empresa y que el producto o servicio tenga capacidad para generar beneficios.
Si todas estas premisas se cumplen has encontrado el producto o servicio que ofrecer al mercado, en caso contrario, debes realizar las variaciones necesarias en el mismo para poderlo fabricar o prestar.
Determinación y diseño del proceso productivo
La determinación del proceso productivo consiste en describir detalladamente todos y cada uno de los procedimientos que componen el proceso de producción (aprovisionamiento de materias primas, procesos productivos, gestión de stocks, logística interna…) indicando los elementos materiales e inmateriales que intervienen en el mismo, así como los tiempos previstos para cada fase y el tiempo total de producción.
Si vas a prestar un servicio tendrás que describir cada uno de los pasos que conlleva la prestación del mismo, concretando, entre otros, los siguientes aspectos:
- Modo de contacto con el cliente.
- Manera de realizar presupuestos.
- Diferentes fases en la prestación del servicio.
- Forma de pago.
- Personal necesario para su ejecución.
- Materiales necesarios.
- Forma de adquisición y almacenaje de los materiales necesarios para la prestación del servicio.
Al igual que sucede con el diseño de producto, diseñar un proceso productivo en determinadas ocasiones puede convertirse en una tarea compleja. Si tu proceso productivo va a entrañar una cierta dificultad te recomiendo que recurras a profesionales cualificados (ingenieros industriales) para que se encarguen de esta etapa.
Para diseñar tu proceso productivo tendrás que abordar las siguientes cuestiones:
Determinación del tipo de proceso productivo
En función del bien o servicio que tengas pensado ofrecer al mercado y de tu demanda tendrás que utilizar el tipo de proceso productivo que mejor se ajuste a ellos. Existen multitud de tipos de procesos productivos: por encargo, para el mercado, just in time…
Tamaño de la empresa
Consiste en la determinación del número de fases que compondrá el proceso productivo y de las necesidades de instalaciones, maquinaria, equipos, tecnología y recursos humanos.
Estas necesidades dependerán de las expectativas de venta que hayas estimado el plan de marketing y de los recursos financieros de los que dispongas.
Definición del proceso productivo
Consiste en primer lugar en la determinación de tipo de proceso productivo que vas a utilizar y, una vez determinado este, en la descripción y organización del proceso productivo en todas sus fases.
Distribución óptima de la planta o “lay-out”
Consiste en la ubicación dentro de las instalaciones de la empresa de los distintos sectores, departamentos o áreas de producción, así como la distribución en ellos de todos los elementos necesarios para realizar el proceso productivo.
La finalidad del lay-out será conseguir una asignación óptima del espacio de la planta en función de los recursos utilizados que permita realizar una producción eficiente.
Aquí tienes información detallada para diseñar tu proceso de producción
Localización de las instalaciones productivas
La localización de la empresa es la determinación del lugar geográfico donde se ubicará. La localización es un elemento que debes tener siempre en cuenta ya que, en algunas ocasiones, puede llegar a condicionar el éxito del negocio.
Aquí tienes información detallada para localizar tu negocio.
Plan de compras
El plan de compras es la relación de todas las materias primas, productos terminados, materiales y equipos que son necesarios para producir, indicando quién lo va a suministrar, su precio, así como el modo en que se va a realizar el aprovisionamiento de los mismos.
Para su realización tendrás que hacer un listado de proveedores y fuentes alternativas de aprovisionamiento, indicando su localización y las condiciones de suministro y pago. Tendrás que determinar además todos los elementos que vas a adquirir y su precio, así como el momento en el que se producirá la recepción de los mismos.
Aquí tienes información detallada sobre el plan de compras.
Gestión de stocks
La misión de la gestión de stocks o de inventarios es la de tener en el almacén las materias primas y productos necesarios para que nunca se interrumpa la producción y poder hacer frente a los cambios en la demanda de los clientes. Dado que la existencia de stocks supone un coste para tu empresa se hace necesario diseñar un plan de almacenamiento óptimo que minimice estos costes, estableciendo un máximo y mínimo de existencias por periodo y que permita mantener un adecuado stock de seguridad.
Para diseñar un plan de gestión de stocks debes determinar el ritmo al que son consumidas las materias primas en el proceso productivo y conocer los plazos de entrega de las mercancías por parte de los proveedores.
Otro aspecto que aborda la gestión de stocks es el del almacenamiento y la organización de almacenes, delimitando los espacios de almacenaje de los diferentes materiales y productos.
Como norma general interesa mantener grandes inventarios cuando:
- Los costes de realización de los pedidos son elevados.
- Los costes de almacenamiento son bajos.
- Existe la posibilidad de obtener descuentos por grandes pedidos.
- Se espera un crecimiento sustancial de la demanda.
- Se esperan fuertes subidas del precio de los stocks.
- Las materias almacenadas no son perecederas.
Por el contrario, interesa mantener bajos niveles de inventario cuando:
- Los costes de almacenamiento son altos y los de emisión de pedidos bajos.
- La demanda de la empresa es estable.
- Los proveedores son de confianza y no existen dificultades de reaprovisionamiento.
- Existen dificultades de financiación.
- Se esperan disminuciones de su precio.
- Las materias almacenadas son perecederas.
En el pack de recursos para emprender, aparte de otros recursos, tendrás acceso a información para definir y poner en marcha tu negocio, analizar su viabilidad y estructurarlo adecuadamente para salir al mercado con seguridad
Calidad
Debes tener presente el concepto de calidad desde el momento en que comiences a desarrollar tu idea de negocio. Diseñar e implantar un sistema de control y gestión de la calidad te permitirá asegurarte de que el trabajo se hace correctamente y de que se minimizan los posibles riesgos que conlleva todo proceso de producción o de prestación de un servicio.
La planificación de una buena gestión de la calidad es fundamental para cualquier empresa y entraña un proceso continuado y sostenido de control y mejora que ha de implicar a todos sus integrantes.
Aquí tienes información detallada sobre la calidad en la producción.
Costes
Por último, tendrás que calcular los costes directos e indirectos inherentes a la fabricación de tus productos o la prestación de tus servicios.
Este aspecto es imprescindible conocerlo con exactitud ya que te permitirá realizar las previsiones de tesorería, determinar la viabilidad de tu negocio y tomar las decisiones oportunas para alcanzarla.
Vídeo
Manuel Liberal
Soy la persona que está detrás de Formando Empleo. Desde 2009 ayudo a mis clientes e imparto formación relacionada con la Administración y Creación de Empresas, WordPress y Orientación Laboral.
Formo parte del fichero de expertos docentes de la Junta de Extremadura y de Andalucía y he colaborado entre otros con la Agencia Tributaria, la Universidad de Extremadura, Eplus Consultores o BBVA.
