Plan de Recursos Humanos: cómo hacerlo paso a paso

En este post voy a hablar acerca de qué es un plan de recursos humanos, cómo realizarlo y cómo puedes utilizarlo para definir tu empresa eficientemente, optimizando tus recursos, contratando los mejores profesionales para que se hagan cargo de las distintas funciones que hay que desempeñar o externalizando la realización de las mismas.

Tienes enlaces para profundizar en cada uno de los apartados que componen el plan de recursos humanos para que te ayuden a confeccionarlo adecuadamente y que tu negocio sea un éxito.

Qué es un plan de Recursos Humanos

El plan de organización y recursos humanos es una herramienta que te ayudará a definir, organizar y coordinar todas las áreas de tu empresa. Una vez redactado conocerás tus necesidades de personal, las competencias que deben poseer los integrantes de tu equipo y las funciones que desarrollarán dentro de la organización.

En el plan de organización y recursos humanos debes definir las distintas responsabilidades de las personas que van a trabajar en la empresa y, en caso de que sea necesario, decidir a quién contratar y con qué características personales, experiencia laboral y formación.

También debes crear un organigrama que divida la empresa en departamentos o áreas funcionales, asignarles personal y definir la manera en la que se relacionarán y coordinarán.

Las cuestiones que tendrás que determinar en tu plan de organización y recursos humanos serán principalmente:

• La dimensión de la plantilla.

• Las funciones que deben desarrollar cada uno de los integrantes de la empresa.

• El sistema de coordinación y organización entre estas funciones o departamentos.

• La manera en que se realizará la selección y contratación de personal.

• La política salarial y las condiciones laborales.

• La política de formación.

• Los protocolos de resolución de conflictos.

Para organizar los recursos humanos de tu empresa debes seguir los siguientes pasos:

• Definir las tareas fundamentales que deben llevarse a cabo para el correcto funcionamiento del negocio.

• Agrupar esas tareas en puestos de trabajo.

• Determinar el número de profesionales necesario para ocupar los distintos puestos de trabajo.

• Agrupar los puestos en departamentos, funciones o áreas funcionales y distribuir las responsabilidades que conlleva la gestión diaria del negocio entre todos los integrantes del mismo.

• Definir las relaciones y la manera en que se coordinarán los distintos departamentos y sus integrantes.

Saber organizarse correctamente es uno de los factores más determinantes en el éxito de un proyecto empresarial.

Recursos Humanos necesarios para poner en marcha un negocio

Una correcta planificación y desarrollo de la política de recursos humanos es fundamental para la buena marcha de tu empresa. Debes tener muy claro que las personas están para cubrir puestos de trabajo, por ello, en lugar de preguntarte cuántos empleados necesitas, lo que debes hacer es preguntarte qué actividades hay que desarrollar y posteriormente determinar el número de personas adecuado para ello.

Para determinar cuántas personas necesitas para poner en marcha tu negocio en primer lugar analiza las tareas fundamentales que deben llevarse a cabo para su correcto funcionamiento. Evalúa la importancia que tiene cada una de ellas, el número de horas aproximado que implica su correcta realización y los conocimientos y habilidades requeridos para ejecutarlas.

Una vez determinadas las tareas agrúpalas en puestos de trabajo. Cada puesto de trabajo se encargará de realizar una o varias de las tareas que has designado como imprescindibles.

Por último, decide el número de personas necesario para ocupar los distintos puestos, así como los niveles de cualificación que éstas deben poseer para desarrollar las tareas que les van a ser encomendadas con éxito.

Supongamos por ejemplo que tu negocio consiste en dar masajes en el domicilio de tus clientes. Las tareas básicas para desarrollar tu actividad serían: comprar los elementos necesarios para dar los masajes (aceites, toallas, música relajante…), contactar con los clientes, realizar los masajes y llevar todo el tema de impuestos de tu empresa. Esas tareas podemos agruparlas en tres puestos de trabajo:

• Administrativo (encargado del tema de impuestos).

• Comercial (encargado de las compras y las comunicaciones con los clientes).

• Operario (encargado de realizar los masajes).

Una vez determinados los puestos de trabajo lo normal es que se repartan entre los socios del negocio (en el caso de que los tengas), con la intención de evitar contrataciones innecesarias. En caso de que no hubiera suficientes socios o de que ninguno pudierais llevar a cabo determinadas actividades por falta de conocimientos, tendrás que plantearte la contratación de alguna persona o la externalización de funciones a alguna empresa.

La decisión entre una u otra opción dependerá principalmente de la frecuencia e importancia de las tareas a desarrollar y del coste de las distintas opciones disponibles. En el ejemplo anterior podrías ocupar los puestos de comercial y operario y contratar a una persona o una asesoría para el de administrativo.

Es normal que al comienzo de tu actividad tengas pocos recursos y decidas ocupar todos los puestos de trabajo. En una empresa pequeña contratar un empleado supone aumentar en gran medida los costes, pero sucede que no disponer de ese empleado puede implicar perder pedidos, ofrecer un mal servicio a tus clientes o la posibilidad de cometer errores graves debido a la falta de cualificación para desarrollar determinadas tareas.

Organización funcional de la empresa

Una vez determinados los puestos de trabajo, las tareas que los componen y las personas necesarias para llevarlas a cabo, es el momento de que organices estos elementos en una estructura operativa que defina los distintos departamentos o áreas funcionales de la empresa, sus responsables, relaciones, jerarquía y dependencia.

En toda empresa existen unas funciones, áreas funcionales o departamentos que pueden delimitarse de forma más o menos clara. De forma clásica podemos decir que en la empresa encontraremos las siguientes funciones:

• Dirección.

• Comercial.

• Producción.

• Administración.

Básicamente la función o el departamento de Dirección se encarga de establecer unos objetivos y criterios que cumplir y en coordinar al resto de departamentos para conseguirlos.

La función Comercial es la encargada de compras, ventas y relaciones con el exterior.

La función de Producción de la fabricación del producto o la prestación del servicio y la de Administración de gestionar todos los procesos, trámites y documentación que el resto de las funciones generan.

Estas cuatro funciones pueden recibir otro nombre o ser ampliadas o reducidas en función del tipo de estructura organizativa que creas más apropiada para llevar a cabo tus fines o de las características de tu equipo. Así, podrías decidir denominar Administración como Gerencia y dividirla en Recursos Humanos por un lado y Contabilidad y Finanzas por otro o separar Comercial en Compras y Ventas si lo estimas conveniente.

Independientemente del tipo de estructura que utilices, siempre debes definir correctamente los departamentos de tu empresa e implantar un sistema de coordinación entre ellos.

Una vez definidos los departamentos, el siguiente paso consiste en asignarles personas para distribuir las responsabilidades que conlleva la gestión diaria del negocio entre los miembros del equipo. Así, si decides que debe existir un director de producción tienes que decidir quién asume esa función, con qué responsabilidades y bajo qué criterios y objetivos.

Pongamos un ejemplo simple. Supongamos que Manuel, Pedro y Rosa deciden poner en marcha una pizzería. Manuel tiene un Grado en Dirección y Administración de Empresas, Rosa ha trabajado durante diez años de comercial en una prestigiosa empresa y Pedro es cocinero.

Pueden decidir que Manuel sea el responsable del área de administración ya que es el que está mejor preparado. Rosa puede hacerse cargo del área comercial y Pedro ser el responsable de la función de producción. Por otra parte, la función de dirección pueden llevarla los tres emprendedores conjuntamente.

Aunque hayas organizado tu empresa funcionalmente y asignado responsabilidades a cada persona, nada impide que los miembros de tu equipo trabajen en varias funciones, es más, en las PYMES es un hecho muy común. Una nueva empresa puede que no tenga los recursos económicos suficientes para poder contar con el personal necesario para realizar todo el trabajo y por tanto corresponde al miembro o miembros fundadores realizar todas esas labores.

El organigrama

Para facilitarte la tarea de dividir la empresa en los distintos departamentos o funciones debes utilizar una herramienta denominada organigrama. El organigrama es una representación gráfica informativa que sirve para determinar la estructura de la empresa, conocer los niveles de jerarquía y las relaciones entre departamentos y empleados.

La parte alta del organigrama:

• Son áreas de vital importancia para la empresa.
• Están los puestos de mayor responsabilidad.
• Deben estar ocupados por personas con gran capacidad y una amplia visión empresarial.

Conforme vamos descendiendo:

• Los puestos no son vitales para la empresa, pero sí son de gran importancia.
• Son cargos de responsabilidad.
• Están ocupados por personas con una visión más centrada en su función.

En la parte baja del organigrama:

• Las personas son cada vez más fácilmente sustituibles.
• Los trabajos son de menor responsabilidad y remuneración.
• Están ocupados por personas con una visión muy parcial de la empresa.

Tanto en grandes como en pequeñas empresas, así como en negocios unipersonales, un organigrama bien definido facilita la gestión tanto del día a día como la organización estratégica. En el caso de un negocio unipersonal, el organigrama definirá los diferentes roles que el empresario debe asumir en cada momento. En este post tienes información detallada acerca del organigrama

En el pack de recursos para emprender, aparte de otros recursos, tendrás acceso a información para definir y poner en marcha tu negocio, analizar su viabilidad y estructurarlo adecuadamente para salir al mercado con seguridad

Reclutamiento y selección de personal

Cuando detectes una necesidad de personal tienes dos opciones: realizar por ti mismo el proceso de selección o contratar los servicios de una empresa especializada (externalización).

Seleccionar a las personas adecuadas para que formen parte de tu equipo es fundamental debido a que si esa persona “no funciona” el coste real para la empresa es alto, en cambio, si esa persona se adapta convenientemente los beneficios para el proyecto pueden ser enormes. Por ello, el proceso de selección de un nuevo trabajador debe realizarse con la misma atención con que se analizaría una gran inversión debido a que un empleado va a suponer un coste no sólo de sueldo, sino de formación, de adaptación al puesto de trabajo, un coste de errores que pueda cometer al comienzo del desarrollo de sus funciones en la empresa, etc.

En el caso de que vayas a realizar un proceso de selección de personal sigue los siguientes pasos:

Análisis del puesto de trabajo

Para analizar un puesto de trabajo tienes que conocer las actividades y tareas que lo componen, las condiciones en que debe desarrollarse y las responsabilidades u obligaciones que se derivan del mismo. De esta manera detectarás los requisitos físicos, de formación y las aptitudes que la persona que vas a contratar debe reunir.

Al final de este proceso obtendrás el “perfil del puesto” al que tendrán que ajustarse los candidatos.

En este post tienes información detallada para realizar un análisis de puestos de trabajo

Reclutamiento de los posibles candidatos

Consiste en la búsqueda de candidatos que potencialmente puedan responder a las exigencias determinadas en la etapa anterior. Este reclutamiento debe ser amplio y siempre teniendo en cuenta que el objetivo es contar con personas que presenten perfiles interesantes.

Debes tener en cuenta que cuantos más candidatos tengas, mayores serán las probabilidades de éxito en la contratación, pero también mayores serán los costes del proceso en relación al tiempo, esfuerzo y recursos dedicados.

Para realizar el reclutamiento puedes poner un anuncio en internet, periódico o revista, acudir a una oficina de empleo, a empresas especializadas, etc.

Preselección de los candidatos

De entre todas las candidaturas debes escoger aquellas que en principio parezcan más apropiadas.

Para esta primera selección puedes optar por realizar una entrevista telefónica o un análisis de los currículos de los aspirantes. La utilización de uno u otro método dependerá del nivel de exigencia del puesto.

Evaluación de los candidatos

Para saber cuál de todos los candidatos es el adecuado para cubrir el puesto de trabajo necesitarás llevar a cabo una evaluación de los mismos. A tal efecto existen diversos métodos que puedes utilizar individualmente o combinados. Esto último es lo más aconsejable. Algunos métodos para evaluar candidatos son:

• Análisis del currículum vitae. Esta técnica es muy utilizada ya que es fácil de poner en práctica y aporta abundante información de la formación y trayectoria profesional del candidato. Su principal inconveniente es su subjetividad, ya que dos evaluadores distintos podrían llegar a juicios muy dispares en la evaluación de una misma persona.

• Test de aptitud. Son test que tratan de medir la aptitud general, las aptitudes principales y las aptitudes específicas que poseen los candidatos.

• Pruebas profesionales y test de situación. Consisten en poner al candidato una prueba similar a cualquiera de las que podría encontrarse normalmente en el puesto de trabajo para el que está optando. Un ejemplo sería redactar una carta o realizar asientos contables en un determinado programa informático. Los test de situación son esas mismas pruebas en forma de test.

• Referencias. Consiste en recoger los testimonios de las personas que han trabajado anteriormente con el candidato, generalmente de sus superiores. Hay que decir que este método no es muy fiable por dos motivos: porque las personas tienden a decir siempre lo positivo y callar lo negativo y porque las personas con las que vamos a hablar son propuestas por los propios candidatos.

• Entrevista personal. Este es probablemente el método más utilizado en la selección de personal a la vez de ser el que tiene más peso en la toma de la decisión final de admisión.

En este post tienes información detallada acerca de las pruebas de selección de personal.

Elección definitiva del candidato

Una vez que has evaluado convenientemente a los distintos candidatos debes tomar la decisión de cuál de ellos pasará a formar parte de la plantilla.

En esta fase se deben tener en cuenta todos los datos que has obtenido en la evaluación y en función de ellos elegir al candidato que mejores resultados haya obtenido.

Debes saber que a pesar de realizar todo el proceso correctamente, seleccionar la persona “más adecuada” no significa seleccionar la persona “adecuada”, puesto que la elección del mejor candidato no garantiza su buena integración y rendimiento en el seno de la empresa. Sólo el tiempo te dirá si has realizado una buena elección.

En este post tienes información detallada para realizar un proceso de selección de personal

Política de contratación

Tras la elección del candidato o candidatos más apropiados tendrás que decidir el tipo de contrato laboral que lo vinculará a tu empresa. En este punto debes realizar un estudio de la modalidad de contrato más ventajosa para la empresa en función de criterios tales como: fecha de la finalización de la relación contractual, coste del despido, posibilidades de bonificaciones o descuentos en las cuotas a la seguridad social, etc.

En la guía laboral del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, dentro del capítulo V: “La contratación de trabajadores y las características de cada tipo de contrato”, encontrarás toda la información que necesites acerca de los requisitos para formalizar una relación laboral, los tipos y las características de las diferentes modalidades de contratación a tu disposición. Te facilito el enlace a la página:

En el siguiente enlace encontrarás una útil guía de contratos editada por el Ministerio de Empleo y Seguridad social:

En el siguiente enlace encontrarás una guía de Bonificaciones/Reducciones a la contratación laboral editada por el Ministerio de Empleo y Seguridad social que te será de gran ayuda a la hora de contratar a una persona:

Por último, en este post tienes todos los pasos que debes dar a la hora de contratar un trabajador

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