Cómo hacer un proceso de selección personal

En este post voy a hablar acerca de lo que tienes que hacer para reclutar y seleccionar a los mejores profesionales para que formen parte de tu empresa.

Todo ello para que tu empresa funcione adecuadamente, para conseguir un ambiente laboral que propicie sinergias positivas en el seno de tu organización y que las actividades se realicen de manera eficiente.

Importancia del proceso de selección de personal

Desde el momento en el que te pones manos a la obra a crear tu empresa, debes tener claro que contar con las personas adecuadas para que te acompañen en tu proyecto es un factor de vital importancia en el éxito del mismo.

Aún siendo un pequeño emprendedor, tarde o temprano llegará el momento en el que necesites contratar a profesionales que se hagan cargo del desarrollo de parte de las actividades de tu empresa.

En ese momento, tendrás que realizar un proceso de selección de personal ya que, antes de contratar a cualquier persona, es imprescindible realizar un adecuado proceso de selección de posibles candidatos con la finalidad de escoger al más adecuado para cubrir el puesto vacante.

Ten siempre presente que las personas que elijas para formar parte de tu empresa decidirán, directa o indirectamente, el presente y el futuro de la misma. Por ello, debes enfocar el proceso de selección de un nuevo trabajador como una tarea de vital importancia a la que tendrás que prestar la misma atención con la que analizarías una gran inversión (porque realmente es una gran inversión).

Piensa que este nuevo empleado supondrá un elevado coste para tí, no sólo en relación al sueldo que tendrás que pagarle, sino un coste de formación (en los cometidos que debe realizar y en los distintos aspectos de la empresa en general), de adaptación al puesto de trabajo (tendrás que dedicarle parte de tu tiempo o el de algún trabajador para acompañarle en sus primeros pasos), de errores que pueda cometer al comienzo del desarrollo de sus funciones, etc.

Seleccionar a la persona adecuada para que forme parte de tu equipo es fundamental debido a que si esa persona “no funciona”, el coste real para tu empresa será altísimo (costes de realización del proceso de selección, de errores cometidos por el trabajador, pérdida de clientes…), en cambio, si esa persona se adapta convenientemente, los beneficios para el proyecto pueden ser enormes.

A continuación voy a detallar, una a una, todas las etapas que componen un proceso de selección de personal con el objetivo de que aprendas a realizarlo y, al final del mismo, puedas encontrar a la persona adecuada para que forme parte de tu equipo.

Detección de necesidades de personal

Análisis de necesidades de puestos de trabajo

Como empresario debes tener claro cuáles son tus necesidades de personal en cada momento. Para obtener esta información debes realizar con cierta periodicidad un análisis de necesidades de puestos de trabajo.

El análisis de necesidades de puestos de trabajo consiste en la puesta en marcha de procedimientos que te indiquen cuándo es necesario la incorporación de nuevo personal en la empresa. Este análisis debes realizarlo al comienzo de tu actividad (en el plan de negocio) y posteriormente de manera contínua.

Evidentemente, el momento en el que debes contratar una persona es aquel en el que se hace necesario para que la empresa desarrolle su actividad normalmente.

Cada puesto de trabajo en tu empresa realiza una serie de actividades o tareas imprescindibles para el correcto funcionamiento del negocio. Supongamos por ejemplo que eres masajista a domicilio. Las tareas básicas para desarrollar tu actividad pueden ser:

• Comprar los elementos necesarios para dar los masajes. Ej: aceites, toallas, música relajante…
• Contactar con los clientes.
• Realizar los masajes y
• Llevar todo el tema de impuestos de tu empresa.

Esas tareas podemos agruparlas en tres puestos de trabajo:

• Administrativo/a: Encargado/a del tema de impuestos.
• Comercial: Encargado/a de compras y la comunicación con los clientes.
• Operario/a: Encargado/a de realizar los masajes.

A cada puesto de trabajo tendrás que asignarle una persona que se haga responsable de desarrollar las funciones del mismo. Suponiendo que estás empezando y tienes pocos recursos podrías encargarte de ocupar los puestos de comercial y operario y dejar en manos de una asesoría todo el tema de los impuestos.

¿Cuándo vas a tener una necesidad de personal?

Siguiendo con el ejemplo, en el mismo momento en el que estés tan ocupado dando masajes que no tengas tiempo material de desempeñar tus funciones como comercial. En ese instante se habrá producido una necesidad de personal que tendrás que cubrir contratando a una persona o externalizando la realización de esas funciones.

En el caso de que decidas contratar a una persona, debes encontrar a la persona idónea, la persona que, en principio, pueda desempeñar las funciones del puesto de la mejor manera posible.

Análisis del puesto de trabajo

Detectada la necesidad, el siguiente paso en tu proceso de selección consiste en analizar detenidamente el puesto de trabajo que debe ser cubierto. Analizar un puesto de trabajo consiste en determinar las actividades y tareas que lo componen, las condiciones en que debe desarrollarse y las responsabilidades u obligaciones que se derivan del mismo con el fin de fijar los requisitos que debe reunir la persona idónea para ocuparlo.

El análisis de puestos de trabajo es independiente del análisis de necesidades y también debes realizarlo antes de comenzar tu actividad (en el plan de negocio) y actualizarlo según vaya creciendo tu empresa.

A través del mismo recogerás información sobre las características del puesto que hay que cubrir  y obtendrás el “perfil del puesto” que determinará las especificaciones que deben cumplir los candidatos en materia de formación, experiencia, habilidades, destrezas, rasgos físicos y/o psicológicos.

En este post tienes toda la información para realizar un análisis de puestos de trabajo.

Reclutamiento de posibles candidatos

Una vez obtenido el perfil del puesto comienza la búsqueda de candidatos que potencialmente puedan responder a las exigencias del mismo.

Este reclutamiento debe ser amplio y siempre teniendo en cuenta que el objetivo es contar con personas que presenten perfiles interesantes. Debes tener en cuenta que cuantos más candidatos reclutes, mayores serán las probabilidades de éxito en la contratación, pero también mayores serán los costes del proceso en relación a tiempo, esfuerzo y recursos dedicados.

Para realizar el reclutamiento puedes poner un anuncio en internet, acudir a una oficina de empleo, a empresas especializadas, etc.

Preselección de candidatos

De entre todas las candidaturas debes escoger aquellas que en principio parezcan más apropiadas.

Para esta primera selección puedes optar por realizar una entrevista telefónica o un análisis preliminar de los currículums de los aspirantes. La utilización de uno u otro método dependerá del nivel de exigencia del puesto. Te aconsejo que en primer lugar estudies los currículos seleccionando los más apropiados y que prepares un pequeño cuestionario telefónico (3 ó 4 preguntas a modo de pequeño filtro)  para que los candidatos las contesten en una primera llamada.

En este  primer contacto es importante que informes a las personas escogidas sobre las principales características del puesto para comprobar si verdaderamente están interesadas en el mismo.

Evaluación de candidatos

Para saber cuál es el candidato más indicado para ocupar el puesto de trabajo, aquel que reúne la formación, experiencia y características personales que son requeridas, tendrás que llevar a cabo una evaluación de los mismos.

Para ello, existen diversos métodos que puedes utilizar individualmente o combinados. Esto último es lo más aconsejable. Los principales métodos utilizados para llevar a cabo una evaluación de candidatos dentro de un proceso de selección de personal son los siguientes:

Análisis de curriculum vitae

A través del análisis del currículum de los candidatos tendrás que descartar aquellos que no cumplen los requisitos imprescindibles establecidos para el puesto, y de entre los que sí los cumplen, escoger aquellos que en principio más se ajustan al perfil.

Esta técnica es muy utilizada ya que es fácil de poner en práctica y aporta abundante información de la formación y trayectoria profesional de la persona.

Su principal inconveniente es su subjetividad, ya que dos evaluadores distintos podrían llegar a juicios muy dispares en la evaluación de un mismo sujeto.

Por otro lado, por sí sola no es fiable ya que el candidato puede facilitar datos falsos acerca de su formación y/o experiencia. Por ello, siempre es bueno pedir una copia de sus títulos y una vida laboral para asegurarte de la autenticidad de los datos que ha consignado en el curriculum.

Aquí tienes información detallada sobre curriculums

Entrevista personal

La entrevista de trabajo o de selección consiste en entablar un diálogo cara a cara con el candidato o candidatos que pretenden ocupar el puesto vacante en la que, a través de una serie de preguntas, tendrás que determinar cuál de ellos es el candidato más adecuado para acceder al empleo.

Este es probablemente el método más utilizado en la selección de personal a la vez de ser el que tiene más peso en la toma de la decisión final de admisión.

Existen diversos tipos de entrevistas de trabajo y pueden realizarse tanto individual como grupalmente.

Para poner en práctica una entrevista de trabajo tendrás que definir el tipo de entrevista que vas a realizar, preparar las preguntas, concretar su fecha de realización, citar a los aspirantes y, una vez que hayas hablado con todos ellos, decidir cuál es que mejor encaja en el puesto.

Aquí tienes información detallada sobre entrevistas de trabajo

Pruebas profesionales y test de situación

Son un conjunto de pruebas específicas a las que puedes someter a los candidatos con el objetivo de evaluar sus conocimientos y aptitudes en relación con el puesto de trabajo vacante.

Una prueba profesional consiste en poner al candidato en una situación similar a cualquiera de las que podría encontrarse normalmente en el puesto de trabajo y observar cómo se desenvuelve y desempeña sus funciones. Un ejemplo de prueba profesional puede ser redactar una carta comercial o realizar asientos contables en un determinado programa informático.

Estas pruebas también pueden ser planteadas a través de test de situación. Los test de situación plantean situaciones comunes que pueden darse en el puesto de trabajo por escrito y el candidato debe enfrentarse a ellas contestando una serie de preguntas.

Para poner en práctica pruebas profesionales tendrás que definir el tipo de situación a la que vas a enfrentar al candidato, preparar el ejercicio, concretar su fecha de realización, citar a los aspirantes y, una vez que hayan realizado las pruebas todos ellos, decidir cuál es que mejor encaja en el puesto.

Aquí tienes información detallada sobre pruebas profesionales y test de situación

Test psicotécnicos

Estas pruebas consisten en someter a los candidatos a uno o varios cuestionarios elaborados con el objetivo de evaluar sus capacidades intelectuales para la realización de determinadas tareas relacionadas con el puesto de trabajo vacante.

Normalmente son cuestionarios tipo test con un tiempo máximo de realización y en los que para responder a cada pregunta tendrán que escoger entre alguna de las respuestas propuestas.

A través de los test psicotécnicos podrás evaluar aspectos generales de los candidatos como su inteligencia, memoria o capacidad de atención u otros más específicos como sus aptitudes verbales, numéricas o de razonamiento.

Algunos de los ejemplos más representativos de este tipo de test son los siguientes:

• Test de inteligencia
• Test de aptitud verbal
• Test de aptitud numérica
• Test de aptitud espacial
• Test de habilidad manipulativa
• Test de memoria
• Test de razonamiento abstracto
• Test de comparación

Para poner en práctica test psicotécnicos tendrás que determinar los cuestionarios a los que vas a enfrentar al candidato, concretar la fecha de realización del ejercicio, citar a los aspirantes y, una vez que hayan realizado los test todos ellos, decidir cuál es que mejor encaja en el puesto.

Aquí tienes información detallada sobre pruebas profesionales y test de situación

Referencias

Consiste en recoger los testimonios de personas que han trabajado anteriormente con el candidato, generalmente de sus superiores.

Hay que decir que este método no es muy fiable por dos motivos: porque las personas tienden a decir siempre lo positivo y callar lo negativo y porque las personas con las que vas a hablar son propuestas por los propios candidatos.

Selección definitiva del candidato

Una vez que has evaluado convenientemente a los distintos candidatos a través de uno o varios de los métodos que hemos visto, debes tomar la decisión de cuál de ellos pasará a formar parte de la plantilla.

En esta fase, además de tener en cuenta todos los datos que has obtenido en la evaluación, es importante que te informes sobre las posibles bonificaciones o descuentos en las cuotas a la seguridad social a las que pudieras tener derecho por contratar a uno u otro empleado así como de cualquier otro incentivo.

Una vez hayas recabado toda la información tendrás que escoger al candidato que objetivamente más beneficios aporte a tu empresa y previsiblemente vaya a encajar mejor en el puesto de trabajo.

Por último, debes saber que a pesar de realizar todo el proceso correctamente, seleccionar la persona “más adecuada” no significa seleccionar la persona “adecuada”, puesto que la elección del mejor candidato no garantiza su buena integración y rendimiento en el seno de la empresa.

Será con el paso del tiempo cuando te darás cuenta de si has tomado una buena decisión o no.

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